寫壞JD找不到人?到底怎樣寫好職務說明書?7 大工作說明書吸引人技巧!

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我們談到雇主品牌的第一步,都會談談設計招募流程。而吸引候選人注意到這個職位的,在廣大的求職平台上,往往是職位說明影響候選人的目光。

擬定引人注目的職位說明,對於幫助吸引最合格的求職者至關重要。在台灣各大人才媒合平臺,包括Yourator、104、1111上合計有超過500萬份職位,出色的職位說明可以幫助的職位從其他職位中脫穎而出。的職位說明是開始向未來的雇員推銷的公司和的職位的地方。也是雇主品牌決勝的第一個關卡。

撰寫有效的職位說明的關鍵是在提供足夠的細節,讓候選人瞭解這個職位的角色和的公司,同時保持的說明簡潔之間找到一個完美的平衡。使用下面的提示和職位說明樣本來創建一個引人注目的職位清單。現在就要來與你分享怎樣寫好職務說明書(工作說明書)。

什麼是職務說明書(工作說明書)?

職務說明書(Job Description,簡稱 JD)或者工作說明書概括了一個角色的基本職責、活動、資格和技能。也被稱為JD,說明瞭所執行的職位類型。職位說明應該包括重要的公司細節–公司使命、文化和為員工提供的任何福利。還可以具體說明該職位向誰報告和工資範圍。

有效的職位說明將為候選人提供足夠的細節,以確定他們是否有資格擔任該職位。一般我們在撰寫職務說明書的時候,有5大面向可以注意。

職務說明書要點一:職務名稱

讓你的職位標題具體化。有針對性的職位名稱比一般的職位名稱更有效,所以要準確地包括能準確說明該角色的關鍵短語。

事實上,根據2020年Indeed的一項調查發現,使用招募網站的求職者中,有36%的人是用他們要找的職位的標題來搜索職位的36%的求職者在使用招募網站時使用他們正在尋找的職位的標題來搜索職位。

避免可能使求職者感到困惑的內部行話。堅持使用標準的經驗等級,如 「資深」、「高級」,而不是 「國家級」、「甲級」或其他人們不太可能搜尋的術語。

你的職位說明的語言應盡可能地具有包容性。考慮檢查完成的職位說明,並修改任何可能對任何可能考慮這個機會的群體有排斥性的措辭。同時要注意未來趨勢,比如相較於傳統的「人事專員」,這時代更傾向於使用「人力資源專員」、「人才發展專員」、「人才成功專員」等等。

延伸閱讀:「人才成功」4大思維,開創人力資源領域新未來

職務說明書要點二:職位總結

用一個強有力的、吸引人的摘要作為開場白。的摘要應該提供一個關於的公司和對該職位的期望的概述。

用有關的公司的獨特之處的細節來吸引的讀者。的職位說明是對的公司和雇主品牌的一個介紹。包括關於的公司文化的細節,以總結為什麼候選人會喜歡為職位。

在職位說明中看到有關公司文化的細節是非常重要或非常重要的。其中包括準確的職位地點。提供準確的職位地點,以優化的招募資訊,使其在招募搜索結果中出現得更多。

職務說明書要點三:職責和任務

這一部分包含了對分配給該工作的職責和責任的描述;也被稱為基本職能。它們描述了佔用員工大部分時間的工作的基本性質。一些需要考慮的專案。包括說明性短語,描述為什麼、如何、在哪裡或多長時間執行一次任務和責任。

  • 注重任務的結果。
  • 對自己將產生影響或衝擊的參考領域做出決定。
  • 確定直接或間接責任的領域。
  • 描述預算或財務責任的水準和類型。
  • 描述接觸的性質,接觸的人,以及任職者與大學內外其他人互動的程度。
  • 列出反映該職位要求的工作職責,並確保這些職責不是基於任何個人的能力。

如果有涉及到,也要描述該職位應承擔的監督責任的類型。詳細說明該職位在雇用、紀律、終止、分配工作、培訓和評估下屬表現方面的權力範圍。這可以是一個單獨的工作職責,也可以在其他工作職責的範圍內酌情指出。下面列出了不同級別的監督。

  • 是否向他人提供指導或管理責任。
  • 監督、雇用、培訓、為學生工作者提供工作指導和解決問題的幫助。同時監督其他員工的日常運作。
  • 監督雇員,包括雇用、安排和分配工作,審查業績,並建議加薪、晉升、調職、降職或解雇。
  • 通過下級主管管理其他人。

職務說明書要點四:資歷和技能

包括硬技能和軟技能的清單。當然,職位說明中應說明:

教育程度、以前的職位經驗、證書和該角色所需的技術技能。也可以包括軟技能,如溝通和解決問題的能力,以及所設想的成功員工的個性特徵。所設想的成功招募的個性特徵。

保持清單簡明。雖然可能很想列出所設想的理想雇員的每一項要求,但包括太多的資格和技能可能會勸阻潛在的候選人。

根據2018年的一項調查,63%的候選人說他們選擇不申請職位,因為他們覺得自己不知道職位說明中列出的具體工具或技能。還有47%的人說他們沒有申請是因為他們沒有職位說明中列出的具體年限。這就是為什麼要確定該職位必須具備的技能和資格,以鼓勵更多的候選人申請。

職務說明書

職務說明書要點五:薪資和福利

包括一個工資範圍。高品質的候選人會尋找符合他們薪酬需求的機會。列出最重要的津貼和福利。對求職者來說有什麼好處?大多數求職者同意,一家公司的福利和津貼對他們決定是否接受那裡的職位機會有重大影響。通過分享為員工提供的有吸引力的獎勵和福利,鼓勵更多人申請,例如。

  • 靈活的工作時間
  • 健康運動補助
  • 辦公室無限零食
  • 自主學習費用補助
  • 對汪星人友好的辦公室
延伸閱讀:員工體驗塑造PEAK法則,4個方法創造影響力職涯

其他撰寫職務說明書(JD)的技巧

除了上述5點外,編寫JD時,應準確描述所有的內容,使人們清楚地瞭解這個角色。這裡有一些小方法可以説明完成這個部分。

  • 以簡明、直接的風格來寫。
  • 始終使用簡單的詞而不是複雜的詞;使句子盡可能簡單。減少長度,縮短描述,提高理解力。
  • 使用描述性的動詞(例如,寫、操作或執行)。
  • 避免使用縮略語和字母縮寫的專業術語詞。閱讀職位描述的人可能不熟悉。如果需要使用縮寫和首字母縮略詞,請在第一次使用時對其進行定義跟說明。
  • 不要使用模棱兩可的術語。如果使用諸如 「協助、處理和執行」這樣的術語,請描述該職位 「如何」協助、處理或執行。使用 「藉由、透過」一類的詞,然後詳細說明正在執行的過程、任務或行動,往往可以澄清模糊不清的地方。
  • 注重基本活動;省略瑣碎的職責和偶然突發性的任務。
  • 只包括今天分配的那些職責。不要包括未來的潛在職責,並刪除任何不再需要的職責。

透過這些方法,可以幫助我們在撰寫職位說明書的時候更有策略,如果您在招募流程設計上有需求,也歡迎跟我們聯繫,我們竭誠為你提供諮詢服務。

延伸閱讀:如何設計「招募流程」?完善的招聘過程的10大關鍵步驟大揭密

推薦延伸參考資料:

註解 1:職務說明書訂定辦法 – 全國法規資料庫

註解 2:職務說明書及範例

註解 3:職務說明書

註解 4:職務大辭典百科列表,工作職務說明書 – 1111職涯大師

註解 5:職務說明書訂定辦法

何則文

暢銷作家、諮詢顧問與知名講師,致力於協助企業中人才培訓與人才成功策略賦能,我們協助組織優化員工體驗,對內建立明確使命願景與價值觀,對外包裝行銷雇主品牌。同時助力企業培育孵化出具有SDGs與ESG視野的永續人才。

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