【人資必看】如何招募人才?10 大關鍵「招募流程」大揭密!(完善招聘過程公開)

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在我輔導的許多類型公司跟新創企業中,對於招募人才的需求都很強烈。然而一個好的招募流程,其實才是招募人才成功的關鍵。許多優異的人才如果因為招募過程中的感受不順暢,反而會因此放棄聘用機會。因此如何設計完善的招募流程可以說是人才永續與雇主品牌的關鍵。

高效和有效的招募流程,是一個招募新員工的逐步流程,這使公司能夠確定其人才需求,從人才庫中招募,並最終雇用最合格的候選人。大多數公司都有自己的招募流程。

以下是我總結許多服務客戶跟過往在大型製造業與新創任職的經驗,所做的跨行業招募流程中最常見的步驟整理,無論得公司規模大小都能適用。

但要記住,招募流程的具體細節對每個公司來說都是獨一無二的,所以如果要設計出專屬於公司量身訂做的,還是要洽詢人力資源專業的顧問,或連繫我為您服務。

以下就是招募流程的 10 大步驟:

招募人才流程一:識別招募需求

不管一個職位空缺是新設立的還是剛剛開放的,如果不知道需要什麼,就不會找到需要的人才。

因此,招募過程應該從確定現有的空缺職位開始,然後分析其工作概況,包括該職位所需的知識、技能和經驗。以下是如何確定招募需求。

  • 找出目前團隊中的差距在哪裡。檢查是否在能力、業績或個性方面有新的需求。問問自己,是否需要有人來解決當前尚未解決的問題。這將告訴有一個招募需求。
  • 當涉及到的團隊時,跟蹤投入和產出。看看工作量的增加是否需要通過招募來解決。
  • 定期分析業績,列出需要添加到團隊中的缺失素質、資格、技能和熟練程度。這也可以說明招募需求。
  • 留意現有員工的離職情況。這絕對是需要招募的時候。
  • 每當意識到有真正的招募需求時,在它成為一個緊急問題之前採取行動。
  • 招募過程從招募計畫開始,包括分析和描述填補空缺職位所需的工作概況、資格、經驗和技能。
  • 如果招募計畫的結構不合理,可能無法從候選人庫中吸引潛在的員工。

招募人才流程二:制定招募人才計畫

許多公司對待招募的方式與他們對待行銷的方式一樣–採用多層次的方法。招募行銷可以包括從社交媒體上的促銷活動到看板廣告、公共關係(PR)活動,甚至為成功推薦候選人的現有員工提供獎金。

以下是招募技巧,幫助的人才招募團隊吸引合格的候選人。

  • 內部招募。在的內部職業網站上發佈公開的職位,以便現有員工可以申請。
  • 保留式招募。雇傭協力廠商來填補一個空缺職位。為招募工作支付預付費用,並在雇用候選人後可能需要支付額外費用。
  • 緊急招募。同樣,這個選項涉及使用協力廠商代表進行招募,但只在雇用合格的候選人時支付費用。
  • 人員招募。這種類型的招募也涉及協力廠商招募人員,但通常用於填補短期或臨時工作。
  • 轉移招募。這種類型的招募有時提供給非自願解雇的員工。除了職業介紹所提供的其他服務外,這項服務還可以支援前雇員的求職。
  • 招募流程外包(RPO)。在這種情況下,組織將其招募功能完全外包給協力廠商。其主要目的是降低招募過程的成本。
  • 臨時招募專業人員。可能想偶爾雇用一個臨時雇員或顧問來幫助的招募團隊,而不是雇用一個全職的招募人員。
  • Open Day(開放日)。無論是面對面的還是虛擬的,這些活動都能讓的組織有機會與合格的候選人見面,並推銷的雇主品牌。
  • 校園招募。參加校園招募活動,幫助招募應屆畢業生或合作學生。
  • 員工發展和繼任計畫。培養員工為新的角色做準備,對員工來說是一個很好的機會,並減少與外部候選人相關的風險。
  • 與外部組織合作。可以這樣做,以吸引更多樣化的勞動力或支持代表性不足的群體,如移工和原住民、身心障礙者。
  • 網路。與社區中的其他人會面,提供了一個分享的組織資訊的機會。
  • 社交媒體。在Twitter、Facebook和LinkedIn上發佈空缺職位是一個受歡迎的選擇。回應搜尋引擎彈出的廣告是另一個方法。

招募人才流程三:撰寫職務說明書(工作說明書)

招募人員應首先撰寫一份工作說明,其中包括工作要求、特殊資格、所需特徵和必要經驗的優先列表。職位說明還應該包括有關工資和福利的資訊。

延伸閱讀:寫壞JD找不到人?到底怎樣寫好職務說明書?工作說明怎樣敘述才能吸引人?

招募人才流程四:職位投放人力銀行

識別高品質的潛在候選人要從內部開始。因此,第一步是將職位空缺告知現有員工。如果決心在內部填補該職位,那麼廣告可以到此為止。然而,如果對外部候選人感興趣,應該在內部通知中包括這一資訊。

外部廣告可能包括使用公司網站和社交媒體平臺、招募網站,如LinkedIn、104、1111、行業出版物和活動、在地媒體廣告和口碑招募。宣傳可能包括結合使用公司網站和社交媒體平臺以及LinkedIn等職位發佈網站、行業出版物和當地報紙廣告。

招募人才流程五:審查申請招募人才

的組織可能有接收申請的機制–通過電子郵件、申請人跟蹤系統(ATS)等。在許多情況下,審查流程由人力資源代表開始,這系統能審查申請並淘汰任何不符合該職位或公司最低要求的候選人。

在許多情況下,審查流程由招募專員開始,審查申請,並淘汰任何不同意他們更普遍地符合該職位或公司最低要求的候選人。在其他情況下,招募團隊或招募經理可能更願意審查每一份申請。一旦收集到一批合格的申請,招募人員應審查剩餘的候選人,並確定他們想面試的人。

招募人才流程六:電話面試/初步篩選

初次面試通常從與人力資源部門代表的電話聯繫開始。電話面試決定了申請人是否具有填補職位所需的資格,以及是否符合組織的文化和價值觀。電話面試可以使組織進一步減少候選人的數量,同時有效地利用公司資源。

面試

根據組織和招募委員會的規模,為剩餘的候選人安排一次或多次面試。面試包括:

  • 初步面試通常是申請人和招募經理之間一對一的面對面談話。初步的面試談話通常集中在申請人的經驗、技能、工作經歷和可利用性上。
  • 與管理層、雇員、高管和其他組織成員的額外面試可能是招募委員會一對一或小團體的面試。他們可能是正式的或休閒的;現場、非現場或透過Zoom、Google Meet等線上。其他的面試則更加深入;例如,候選人與招募團隊多個成員之間的面試,招募團隊的每個成員都專注於工作的一個特定主題或方面,以避免重複,並確保對角色和候選人資格的深入對話和體驗。注意:在這個階段,也應該通知那些選擇不要求面試的候選人,搜索工作已經向前推進,他們不再被考慮。
  • 最後的面試通常包括與公司高層領導的談話,或在招募流程的早期階段與面試官進行更深入的討論。最終面試通常只對極少數的頂尖候選人進行。

招募人才流程七:候選人評估

在面試結束後或面試流程中,公司通常會給申請人分配一個或多個標準化測試。這些測試衡量了廣泛的變數,包括個性特徵、解決問題的能力、推理能力、閱讀理解能力、情緒智力等等。

招募人才流程八:背景調查

我們最初的招募說明應該表明,所有候選人都將會經過了背景調查。

背景調查檢查候選人的犯罪記錄,核實工作歷史和資格,並進行信用檢查。一些組織還檢查社交媒體帳戶(Facebook、IG等),以確保潛在員工可能以專業方式代表公司。根據不同的職位元,可能還需要進行藥物測試。

招募人才流程九:決定最終招募人才

在進行背景和參考資料檢查後,招募人員確定他們的首選。招募人員還應該選擇一個後備候選人,以備第一選擇的候選人拒絕錄用或談判沒有達成簽署錄用書的結果。

如果沒有候選人符合招募標準,招募人員應決定是否重新開始招募程式。如果是這樣,招募人員應討論是否要調整或改變招募程式以產生更有利的候選人。

招募人才流程十:推薦人確認

推薦人確認應該核實候選人分享的關於以前工作的任何相關資訊–業績、經驗、責任、工作場所行為等。一個典型的問題是 「知道這些訊息還會雇用這個人嗎?」

一旦確定了最佳人選,組織應提供一份初步的工作邀請。聘書應包括該職位的工資、福利、帶薪休假、開始日期、潛在的遣散費、遠端辦公政策,包括公司設備和其他雇傭條款和條件。談判可能會隨之而來。

因此,招募人員應在內部確定聘書中哪些內容可以談判,哪些不可以。諸如工資、靈活的工作時間表和遠端工作等條款通常是可以談判的。

經過談判,一旦候選人接受了工作邀請,他們就被錄用了。被接受的錄用開始於完成和歸檔與入職有關的文書工作。

雇用一名新員工並不意味著就業流程的結束。以熱情和專業的方式讓的新員工入職,將有助於他們融入公司,為他們與公司的長期和富有成效的關係打下基礎。強烈建議寫一封歡迎信。從那以後,相關管理層應該在員工入職前與他們聯繫,歡迎他們加入組織。

他們的工作空間應該在第一天就準備好,乾淨,並配備必要的證書和設備。如果入職培訓是入職流程的一部分,請確保的員工清楚地瞭解這些活動的期望和安排。最後,考慮為的新員工指派一名導師,這將幫助他們適應新的職位和組織,並為他們的長期成長和成功做好準備。

結語:規劃自己的招募人才方式

一個詳細的招募程式對的組織的成功至關重要。制定和實施一個一致的招募計畫,將有助於優化識別最強的候選人的能力,同時在需要改進的時候,對的招募流程有一個清晰的認識。

此外,招募工作並不以簽署錄取通知書而結束。從錄取通知書到入職流程,再到早期就業階段的過渡,對於的組織的長期發展至關重要。

如果您在招募流程上的設計有需求,歡迎您跟我聯繫。

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何則文

暢銷作家、諮詢顧問與知名講師,致力於協助企業中人才培訓與人才成功策略賦能,我們協助組織優化員工體驗,對內建立明確使命願景與價值觀,對外包裝行銷雇主品牌。同時助力企業培育孵化出具有SDGs與ESG視野的永續人才。

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人才成功與雇主品牌專家 何則文
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