企業文化與內部傳播的基底——員工通訊 (Newsletter) 的15個內容策略

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許多新創公司,可能由一開始只有幾個創始團隊慢慢成長,一開始因為人數少,有信任基礎,溝通通常都很能即時,大家的訊息也能一致。但隨著組織快速成長,部門增加跟編制擴張,溝通時訊息丟包的問題就常常會在新創公司發生。

而透過電子郵件跟Slack之間的訊息,也常常讓訊息很雜亂,重要訊息就被淹沒在海量的雜訊中。所以這時候如果可以有精心製作的員工通訊(Newsletter)協助,就能協助組織脫訊息的雜亂,提供給團隊經過組織跟安排的有用訊息。

一般來說,Newsletter很多被用於公司對外的行銷方式,在臺灣就常常被簡稱為電子報行銷,而內部的人員也需要這樣的行銷方式,好傳遞公司的政策、近況、目標等等。我過去不論在鴻海這樣的大集團,還是僅有數十人的新創時,都是讓員工通訊(Employee Newsletter)作為重要工具來進行企業文化的傳播與資訊對齊。

但由於員工通訊是對內的傳播與行銷,他不須會向一般的電子報一樣,再推產品或者給優惠那樣的單一。而是關注在公司目標的達成情況、人事異動、政策宣導、內部職缺方不或者公司活動。除了這些公告類型外,我們也可以透過員工參與來豐富化員工通訊的內容。

員工通訊的價值與意義是什麼?

一般來說,員工通訊都會使用電子報,除非是大集團才會用電子刊物的形式呈現。在鴻海集團,就有《鴻橋》這樣的內部刊物,各事業群也有自己的員工刊物,提供集團百萬員工瞭解各事業群的近況以及公司文化傳播等等重要目的。而不管形式是怎樣,是單純的電子報、電子刊物、實體公告、刊物等等,他的核心目的都一樣,都是要確保團隊中的每個成員或的相同的訊息。

這也是全體會議(All Hands Meeting)很好的替代方案,因為當團隊成長到一個境界,要同時把大家在同一時間聚集也是一個挑戰。非同步化的員工通續能很妥善的解決這個問題。同時,如果我們把員工敬業度跟參與度考量進來,那員工通訊就不只是一個傳遞訊息的平台而已。

這個傳播平台可以幫助企業的不同部門,不同夥伴互相瞭解彼此,而理解後可以帶來更好的協作效益,也能更快更即時的瞭解公司重要的進展跟新聞,有助於新進員工融入組織。

員工通訊的內容涵蓋層面

組織發展

公司整體的目標,每個季度的達成情況,以及最新動態。對於新創公司或者變化快速的組織,需要即時的讓團隊夥伴可以知道彼此狀況。好同步大家對於整體目標與願景的認知,達到對齊步乏的目標。通常可以包含以下的內容。

  1. 創辦人或執行長講話
    執行長講話會成為員工通訊的重要組成部分,可以分享創辦人近來的心路歷程,對於組織與行業的個人觀察與心得,對於團隊的勉勵以及期許。或者對特殊貢獻團隊的感謝。都能激勵組織士氣。
  2. 各部門工作進程展望
    同樣的,各部門也可以分享自身專案進程的最新成果,光是這樣的分享就可以避免掉很多不必要的訊息同步會議。增進理解的同時也可以降低部門間因為互相不信任產生的本位主義以及惡性競爭關係。
  3. 內部職缺與推薦分享
    招募不是只有人力資源部門的業務,對於組織增長或調整產生的新職務,除了向內部員工公開,鼓勵內部轉調申請外,也可以透過通訊讓同仁知道當前公司招募中的重點崗位為何,進而產生協助公司招募的意識。
  4. 企業社會責任的貢獻
    許多公司投入很多資源在CSR上,然而內部員工卻鮮少有人知道。這就非常可惜,其實每個員工都是雇主品牌大使,透過傳遞這些成就與貢獻,可以增進員工對於組織的認同,也能成為他們向外宣傳的根據。
  5. 產品更新與開發進度
    關於產品的近況,也是每個員工都需要知道的事情。我們雖然不用做到華為每一個部門的員工都要接受產品技術的培訓,但也要讓大家略知一二,至少下到公司的行政助理,都能瞭解公司主要產品的動態跟商業模式,這能協助所有員工更緊密團結跟認同企業。

業務動態

除了公司內部的訊息外,知道產業動態也是很重要的一點。許多勤奮的員工或許多半專注於自己的工作本身,而沒有時間去吸收新知。這時候員工通訊如果可以提供已經經過消化整理的訊息,在某種程度也能達到訓練發展的目的。在業務動態上我們可以分為以下幾點。

  1. 供應商與客戶新動態
    讓員工瞭解組織在產業界的生態區位是至關重要的,公開透明能夠讓組織建立起一個正向的循環。許多人會擔心這或許可能洩露了公司的業務機密,但透過一些適當的微調,其實可以不用有這樣的擔心,或者在培訓與布達時,鍛鍊好團隊成員的保密意識也行。
  2. 競爭對手的最新發展
    當員工可以瞭解競爭對手的優劣勢時,那他們就相對而言,能夠更加有意識的覺察到自身工作在組織內創造怎樣的價值。有外部敵人的威脅,更能凝聚內部的團結與士氣。所以要適時的塑造同仇敵愾的感覺。
  3. 客戶反饋與見證故事
    怎樣可以建立員工的認同感?很重要的是要讓他們感受到自己做的事情是有意義跟影響力的,因此客戶的回饋是很重要的環節。不只是讓產品或者業務部門知道而已,公司整體都要對於客戶的反饋有敏感度,進而能做到整體性的應對跟調整。
  4. 市場佔有可視化呈現
    讓員工有感,很重要的一部份也是要讓大家知道,目前公司的競爭區位在哪,這就可以透過很多數據可視化的呈現,讓員工一目瞭然。即便不是關鍵部門,當瞭解到公司正在面臨挑戰,也會思考自身能多做的,而知道公司具體進步,也能與有榮焉。
  5. 技術趨勢與市場研究
    要塑造學習型組織,最重要的是要對外在環境的變化有感知。這部分的知識萃取跟共享很重要,當公司有任何夥伴或部門關注到了當前市場上有不同以往的波動,或者研發的技術上在業界有突破,都應該立刻的將新知內化成為公司內部可以活用的知識資產。

員工參與

企業組成的核心是人,所以人才的參與是非常重要。不能讓員工通訊變成單方面的傳聲筒,而是要把員工這個本質也加進來,讓他們可以參與進行共創,這也是員工通訊對於員工來說最為吸引人的內容區塊。

  1. 新舊員工歡迎介紹
    要建立員工認同,很好的方式就是在員工通訊上,分享彼此的故事。許多公司會有員工人物專欄,介紹不同部門員工的背景,而對於新進員工,也會有專屬的歡迎專區,讓大家知道有哪些人加入,他們的背景專長、興趣愛好為何,這個小改變能帶來內部更強的連結。
  2. 培訓課程通知宣傳
    而培訓課程更是員工參與不能少的,相較於沒有系統的發布培訓通知,不如用有規劃有組織的員工通訊來分享即將開始的課程,也讓員工了解全盤的組織人才發展計畫。同時員工學習的心得也可以在其中呈現,塑造很好的學習氛圍。
  3. 貢獻感謝生日祝福
    當團隊完成特殊的里程碑時,如果專案負責人能寫下感恩感謝,並且透過員工通訊傳遞出來,那能塑造很好的正能量回饋生態,成就感跟被認同是敬業度的重要來源之一,比起由上至下的表揚,這種讓大家彼此瞭解貢獻與感謝,或者送上生日祝福的同時也具體舉出在公司的奉獻內容,都能營造良好氛圍。
  4. 員工競賽活動獎勵
    塑造成長型思維的組織,競賽活動跟獎勵機制也是很好的驅動方式。而這個競賽不是與他人的比較,很多可以是與過去自我的博弈。可以設計許多機制,讓員工願意學習成長跟進步,不論是專業技術、產業學識、體適能等身心健康等等,然後在員工通訊中公開表揚與採訪。
  5. 員工調查結果發布
    人資單位不定期的員工調查,千萬不能只是留存自己跟領導階層看,也要適時地將分析報告釋出,讓員工彼此知道整體夥伴對於公司的看法,意見以及改善提案。人資部門可以每個季度針對不同題目進行員工調查,將結果進行主題式策展,結合公司戰略目標,能夠很有效地喚起團隊對該主題的意識。

過去的實務經驗

我過去在鴻海A次集團,帶領的人資整合行銷部,很大的業務範圍就是對內的企業文化宣傳。當時我們內部開發的自己的員工APP,首頁就像是一個入口網站,可以看到各種關於公司的最新訊息,除了自己廠區的活動與進程外,也可以看到姊妹廠區或事業單位的表現與創意,透過這種線上的非同步交流,訊息同步之餘,也能塑造認同跟文化價值。

當時我們有內部的記者採訪團隊,主要是由人資跟工會體系共建。對於大型組織,除了刊物甚至會發展出區內部電視台,或者自製節目等等。雖然這些很難被中小型規模的企業直接運用,但是他的精神是可以借箭的。比如說,在執行長致詞的部分,在員工通訊的電子報中有時候用短影音可能能達成的效果會比文字好,都可以橫跨不同媒介嘗試。

在特定節日發送祝福,或者跟著熱點舉辦許多相應的員工線上參與活動,都是低成本而且可以促進員工認同與內部凝聚的方式。這過程中有很多可行的運用,如果你的公司在內部文化傳播有特殊的實踐,歡迎跟我聯繫,我很樂意採訪把你們最好的一面報導出來,讓其他公司學習,也能增進自身的雇主品牌。

又或者你對這內部文化傳播領域很有興趣,也想開始建構屬於你的內部員工通訊策略,但不知道怎樣開始,歡迎跟我們聯繫。

何則文

暢銷作家、諮詢顧問與知名講師,致力於協助企業中人才培訓與人才成功策略賦能,我們協助組織優化員工體驗,對內建立明確使命願景與價值觀,對外包裝行銷雇主品牌。同時助力企業培育孵化出具有SDGs與ESG視野的永續人才。

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